BienVu #16 : Comment les directions financières peuvent se digitaliser en 2023
Au programme : notre contenu frais du mois et la suite de notre série d'articles sur la digitalisation des métiers de manière concrète.
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📣 Sommaire du jour :
Notre contenu de la semaine : l’article complet sur la digitalisation du recrutement (avec des outils no-code)
Sujet de la semaine : Comment les directions financières peuvent se digitaliser en 2023 ?
📚 Un petit tour du côté de notre contenu
À la suite de notre newsletter sur la digitalisation des ressources humaines, nous avons poussé un cran plus loin le sujet sur la partie recrutement, avec plus d’explications et des exemples. Si cela vous intéresse, voici l’article !
⚒️ Sujet de la semaine :
Suite de notre série d’articles plus orientés métier et profession afin de démontrer concrètement comment les outils no-code peuvent vous aider, dans vos tâches quotidiennes. Après les RH, la finance !
Comment les fonctions financières peuvent se digitaliser en 2023 ?
L’argent est le nerf de guerre. Au final, c’est la seule mesure de la bonne santé d’une entreprise : si tu gagnes de l’argent, tu as raison, si tu n’en gagnes pas, c’est que tu t’es trompé quelque part.
La valeur d’un responsable financier d’une organisation n’est pourtant pas de compter les chiffres, de rassembler des factures, de trouver des justificatifs à des notes de frais, bref, ce n’est pas qu’une histoire de compte 6 ou de compte 7.
Sa valeur réside dans sa capacité à aider l’organisation à prendre les bonnes décisions et à avoir une vision claire de son activité. (Et aussi s’assurer d’être en règle vis-à-vis de l’état).
Mais comment faire quand on démarre sans responsable financier ? C’est là où les outils no-code et les SaaS (logiciel en ligne) vont nous aider.
Important : cette newsletter n’est pas sponsorisée. Les outils que nous vous recommandons sont des outils que nous utilisons ou que nous avons testés. Certains liens sont des liens de parrainages et nous vous le préciserons à chaque fois.
Notre histoire financière commence par un devis et une facture. Votre marque vous a permis d’être identifiés sur une problématique, vous avez réussi à vendre une solution, place maintenant au devis et à la facturation.
Quels outils utiliser pour la facturation ?
La solution no-code : Airtable + Make + Google Doc
Airtable : la base de données avec une table pour les devis, une table pour les factures et une table pour les clients (on peut aussi imaginer une table pour les produits vendus). Chaque devis aura un identifiant unique, même chose pour les factures (attention : une facture ne peut être supprimée et aucun saut de numération est autorisé, la rigueur est de mise pour la table “Facture”)
Make : dans votre base de données vous allez ajouter un bouton qui déclenchera un “webhook” dans Make pour déclencher le scénario de création du document souhaité
Google Doc : le module Google Doc dans Make, permettra à partir d’un template de créer un document au format Google Doc, puis le module Google Drive de Make vous permettra de la transformer en PDF et de le stocker. On pourra ensuite mettre le lien Google Drive dans notre base Airtable.
La solution comptable :
Plus classiquement, vous allez utiliser des outils comptables dont c’est le métier de faire de la facture pour gérer cette partie-là.
Notre coup de cœur : Pennylane
La solution bancaire :
De plus en plus de banques, nous pensons notamment à Qonto, ont ajouté un module de création de devis et de facture directement dans l’interface bancaire. Très utile pour penser directement le rapprochement entre facture et encaissement.
En parlant de banque, c’est ensuite la deuxième étape (si ce n’était pas déjà fait) : ouvrir un compte en banque pour percevoir les fonds. Nous allons privilégier ici les banques en ligne car ce sont elles qui sont les mieux intégrées avec d’autres outils (comprendre : nous pouvons envoyer via API des informations et en recevoir dans leur sens).
Quelle banque choisir ?
Freelance / Indépendant : Shine
Leur force : la simplicité, ils s’occupent de tout depuis la création de vos statuts jusqu’à la facturation. Simple et solide (car racheté par la Société Générale)
Start-up / PME : Qonto (lien de parrainage)
Leur force : de nombreuses fonctionnalités et de nombreuses intégrations pour vous faire gagner un temps fou dans votre gestion
PME / ETI : Memo Bank
Leur force : ces anciens de Capitaine Train (devenu Trainline) ont récré de toutes pièces une banque, une vraie banque.
Une fois votre banque active, nous allons voir comment faciliter le paiement par vos clients. Pour du B2B, le virement est de rigueur, mais nous allons explorer d’autres manières d’être payé.
Comment se faire payer ?
La solution tout-en-un : Stripe
Vous allez pouvoir utiliser Stripe pour générer des liens de paiement unique (payment link), créer des boutons de paiement, des pages de paiements que vous allez pouvoir “embed” (embarquer) sur tous vos sites (même dans vos pages Notion via l’intégration), bref : c’est la façon la plus simple pour se faire payer.
La solution européenne qu’on apprécie : Mollie
Le concurrent européen de Stripe (même si Stripe a des origines irlandaises) que nous avons utilisé plusieurs fois pour faire des flux de paiements multiples dans le cadre de marketplace (le vendeur perçoit un paiement et la plateforme une commission).
Le paiement récurrent : GoCardless
Afin de mettre en place un abonnement, vous pouvez bien évidemment utiliser Stripe, mais nous aimons aussi l’expérience utilisateur que propose GoCardless avec un système intégré de mails pour prévenir du prélèvement. Nous l’utilisons par exemple chez Bienfait pour refacturer certains des outils no-code à nos clients.
Et la compta dans tout ça ? Vous avez maintenant d’un côté vos factures clients dans votre outil de facturation, de l’autre des transactions bancaires, il va falloir maintenant les rapprocher et les comptabiliser.
Quel outil utiliser pour votre comptabilité ?
(Nous sommes d’accord, tout dépend si vous avez votre comptable ou si vous réalisez vous-même votre comptabilité)
La solution bureautique : Google Sheet
Excel et Google Sheet sont les meilleurs amis des financiers. Nous avons cité Google Sheet car pour nous c’est un non-sens de continuer à avoir des fichiers Excel en local ou sur des serveurs partagés.
La solution no-code : Airtable
Si vous avez déjà vos données de factures dans votre base de données, vous pouvez ajouter une table pour les transactions bancaires (via une intégration entre Airtable et votre banque) et ainsi faire le rapprochement. Vous pourrez ensuite ajouter des tables pour réaliser vos écritures comptables, même si pour le coup, vous allez rapidement être limité. C’est pourquoi, nous vous recommandons d’aller vers un outil dédié
La solution comptable : un outil de comptabilité dédiée (qui vous sera sûrement recommandée par votre comptable)
Notre coup de cœur, vous l’aurez compris : Pennylane
Et pour payer ses fournisseurs ? Il vous faudra 3 choses :
Un espace de stockage pour les factures fournisseurs (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
Une base de données avec les fournisseurs, les montants et les dates de paiement (Airtable ou Google Sheet en fonction des outils que vous utilisez pour les autres processus financiers).
Un outil pour payer : la plupart du temps ce sera votre banque mais cela peut aussi être par carte bancaire, en cryptomonnaie via votre wallet (comme Coinhouse) ou pour un paiement dans d’autres devises via des services dédiés comme Wise.
Parfois, les 3 fonctions peuvent être réunies dans un seul outil, c’est le cas des outils comptables (aussi appelés ERP).
Et pour les notes de frais ? 3 solutions selon nous :
La solution no-code : Airtable tout simplement
Nous avons récemment mis en place un outil de suivi des notes de frais sur Airtable avec :
Un questionnaire pour déposer sa note de frais
Un e-mail vers le décisionnaire pour la validation (via Airtable Automation)
Un suivi dans une Interface Airtable
La solution bancaire : Qonto par exemple a ajouté la fonctionnalité note de frais pour tout gérer depuis votre compte bancaire.
La solution dédiée : Spendesk a démarré son histoire avec la gestion des notes de frais pour un devenir la solution préférée des start-up en France. Aujourd’hui, ils étendent leurs offres à tout type de dépenses pour devenir selon leurs dires “la plateforme 7-en-1 de gestion des dépenses”.
Vous avez maintenant des données financières qui sont réparties dans plusieurs outils si vous avez opté pour une solution horizontale (un outil par besoin) ou dans un seul si vous avez fait un choix vertical (un outil pour tous vos besoins). Dans tous les cas, la dernière étape sera de visualiser ces données.
Quel outil de reporting financier ?
Les outils no-code :
Encore une fois, en fonction de vos appétences, vous allez soit pouvoir partir sur un duo Google Sheet + Looker Studio (ex-Datastudio), soit sur du Airtable + Airtable Interface avec des dashboards. Il s’avère qu’Airtable est encore limité sur la partie reporting notamment de par le manque de graphique disponibles.
Les outils comptables / bancaires :
Tout outil comptable qui se respecte et même oserons-nous dire, toute banque qui se respecte, devrait proposer à ses utilisateurs les bons niveaux de reporting au sein de ses outils. Ce n’est malheureusement pas le cas de tous, mais force est de constater que les outils que nous utilisons (Qonto/Pennylane) nous permettent de faire un suivi assez fin de nos finances.
Les outils dédiés :
Certains outils se sont construits pour répondre à un besoin spécifique sur le reporting financier. C’est le cas d’Agicap qui a fait du suivi de la trésorerie son cheval de bataille.
La finalité de ces flux financiers est de pouvoir faire croître l’entreprise, ses actionnaires et ses salariés. Finissons alors notre histoire par le paiement des salariés qui pourra se faire par votre compte bancaire mais aussi directement depuis votre outil SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines) comme le propose PayFit.
Mais ça, c’était l’objet de notre précédente newsletter, que nous vous invitons à relire :
